Tento inštitút sa využíva na dodatočnú legalizáciu stavieb, ktoré boli zrealizované pred mnohými rokmi, a od tej doby, sa stavebníkom a potom aj následným vlastníkom, ktorý stavbu poprípade nadobudli na základe dedenia nepodarilo zachovať pôvodnú dokumentáciu a doklady k stavbe. Ide o prípady ak sa k danej stavbe nezachovali takmer žiadne dokumenty, poprípade len nejaké náčrty, či výkresy.
Ak sa doklady (predovšetkým overená dokumentácia), z ktorých by bolo možno zistiť účel, na aký bola stavba povolená nezachovajú, platí, že stavba je určená účelu, na ktorý je svojím stavebnotechnickým usporiadaním vybavená. Ak vybavenie stavby nasvedčuje viacerým účelom, predpokladá sa, že stavba je určená účelu, na ktorý sa užíva bez závad.
Stavebný úrad môže vlastníkovi stavby nariadiť, aby obstaral dokumentáciu skutočného realizovania stavby v prípadoch, keď nebola vôbec vyhotovená, nezachovala sa alebo nie je v náležitom stave. Pokiaľ nie je nevyhnutné vyhotoviť úplnú dokumentáciu skutočného realizovania stavby, uloží stavebný úrad iba vyhotovenie zjednodušenej dokumentácie (pasport stavby).